Whistleblowing (segnalazioni)

Il Consorzio Melinda favorisce una cultura aziendale aperta, improntata all’etica, alla trasparenza e alla responsabilità.

A questo scopo Melinda mette a disposizione dei canali interni per segnalare all’ORGANISMO DI VIGILANZA le informazioni riferibili al proprio personale e/o a terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico e di Condotta, del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure di Melinda. Questi canali non sono disponibili per i reclami commerciali o per le contestazioni e richieste legate a interessi di carattere personale.

Grazie alla partecipazione attiva e responsabile dei dipendenti e di terze parti, segnalando eventuali comportamenti non conformi, si consente all’azienda di individuare eventuali irregolarità e adottare tempestivamente i dovuti correttivi, prevenendo eventuali danni di tipo economico o reputazionale.

Chi può segnalare?

Tutti possono inviare una segnalazione, anche in forma anonima: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale del Consorzio Melinda.

La segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata, cioè deve contenere dettagli sufficienti a consentire di accertare i fatti segnalati (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).

Per maggiori informazioni si veda l’Informativa Whistleblowing pubblicata sul sito.

Come segnalare?

Si può trasmettere una segnalazione tramite:

A. PER ISCRITTO A MEZZO DI:

Nota/lettera a mezzo del servizio postale in busta chiusa recante la dicitura “RISERVATA NON APRIRE – DA CONSEGNARE AL PRESIDENTE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA”. Secondo quanto previsto dalla delibera ANAC 311 DEL 12 luglio 2023; a tale fine ed in vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura del gestore, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura sopra richiamata. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del gestore.

L’indirizzo di posta ordinaria è:

Organismo di Vigilanza c/o MELINDA Via Trento 200/9 38023 Cles (TN)

B. CANALE DI POSTA ELETTRONICA

La segnalazione della violazione può essere inoltrata tramite e-mail, firmata o in forma anonima al seguente indirizzo

[email protected]

Il canale di posta elettronica è visibile solo ad ODV gestore delle segnalazioni e gestita tramite password conosciuta esclusivamente da ODV e modificata trimestralmente

C. CANALE INFORMATICO

MELINDA ha adottato altresì un canale informatico di gestione delle segnalazioni whistleblowing, (CLICCARE QUI) avendo incaricato un fornitore esterno. A detto fornitore MELINDA ha imposto l’utilizzo di misure di sicurezza avanzate, tra cui anche le seguenti:

• il protocollo on-line per le segnalazioni
• strumenti di crittografia (specie per il trasporto e la conservazione dei dati del segnalante) per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e per il contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione;
• tecniche di pseudonimizzazione e anonimizzazione, ove possibile;
• accessi individuali e nominali;
• procedure d’autenticazione forti e meccanismi di blocco automatico dell’utenza, in caso di ripetuti tentativi di autenticazione falliti;
• limitazione dei soggetti aventi accesso alle informazioni, anche mediante una corretta configurazione dei sistemi di protocollo informatico.

 

D. FORMA ORALE

La forma orale è consentita previa richiesta da parte del Segnalante di un incontro diretto (attraverso mail o con la modalità scritta sopra riportata o telefonando al numero 0461.239136 dello Studio Dike Avvocati Associati) con l’Organismo di Vigilanza, che fisserà l’incontro entro un termine ragionevole. L’incontro, alla sola presenza dell’Organismo di Vigilanza, verrà registrato.

Come sono gestite le segnalazioni

Le segnalazioni sono ricevute dall’Organismo di Vigilanza Melinda

Entro 7 giorni dalla ricezione, sarà dato un avviso di ricevimento della segnalazione ed entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Garanzia di riservatezza e tutele

Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (recepimento della Direttiva europea 2019/1937 in materia di Whistleblowing) ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato. Per maggiori informazioni si veda l’Informativa Whistleblowing.

Al segnalante, al facilitatore e alle persone coinvolte nella segnalazione è garantita l’assoluta riservatezza.

Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e secondo quanto previsto dalla Informativa Privacy pure pubblicata sul sito.